¿Cúal es el alcance?

Este Código de Ética y normas de conducta es la base para el cumplimiento de nuestro programa de ética y transparencia empresarial y contiene las reglas que aplican para los colaboradores de todos los niveles jerárquicos, directos e indirectos, que hacen parte del equipo de trabajo de las empresas Personal Soft S.A.S. sociedad constituida bajo las leyes de Colombia y Prosoft Services S.A. Sociedad constituida bajo las leyes de Panamá, quienes de forma indistinta se conocerán como Personal Soft S.A.S, y sirve como guía para la toma de decisiones en todas nuestras actuaciones y el comportamiento mínimo esperado.

El presente Código no es ni pretende ser exhaustivo, ni incluir todas las situaciones donde pudiera presentarse un conflicto de índole ético. Por lo tanto, las situaciones no previstas en este Código de Ética se resolverán de acuerdo a los principios de equidad, justicia y respeto mutuo, junto con los principios generales consignados en la Carta Universal de Derechos Humanos, la Constitución y por los códigos, reglamentos, políticas y procedimientos internos, quedando dicha responsabilidad en cabeza del comité directivo de la empresa.

GLOSARIO

Código de ética: Serie de normas, reglamentos y valores que han sido establecidos para regular los comportamientos y actitudes de las personas que forman parte de un mismo contexto, bien sea con respecto a una profesión, organización o empresa.

Ética: Estudio de la conducta humana, expresada en conceptos como lo correcto y lo incorrecto, lo bueno y lo malo, la virtud, la felicidad y el deber, así como en los sistemas de valores que dichas categorías sostienen.

Valores: Los valores son aquellos principios, virtudes o cualidades que caracterizan a una persona, una acción o un objeto que se consideran típicamente positivos o de gran importancia por un grupo social.

Confidencialidad: La confidencialidad es una propiedad que ostenta algún tipo de información y mediante la cual se garantizará el acceso a la misma solamente a aquellas personas que estén autorizadas a conocerla, y por consiguiente no será revelada ante aquellos que no cuenten con la autorización de conocerla.

Entérate: Correo de difusión masiva interna, dirigido a todos los colaboradores de la compañía, con el fin de divulgar información de temas alusivos a la compañía y las personas que la integran.

Intranet corporativa: Es una red privada de computadoras que permite el acceso sólo a usuarios autorizados dentro de una organización. Frecuentemente salvaguardada con IDs de Usuario y contraseña, y son utilizadas por las empresas para guardar documentos generales y otros recursos de uso interno.

Portal SIG: Es un portal interno ubicado en la Intranet corporativa, donde se pueden encontrar los procesos que tiene la organización.

PTEE: Programa de transparencia y ética empresarial.

SAGRILAFT: Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o LA / FT / FPADM.

LINEAMIENTOS GENERALES

Las actuaciones de nuestra compañía están orientadas a la interiorización y cumplimiento de nuestros valores y filosofía corporativa, los cuales se ven reflejados en la calidad de nuestras relaciones con clientes, proveedores y colaboradores, y en el desarrollo de nuestras funciones con transparencia e integridad para brindar las mejores soluciones en nuestros servicios, mediadas por la confianza, la integridad, la excelencia, el respeto y el compromiso.

CAPITULO I: PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE RELACIONAMIENTO

Con los presentes lineamientos, resaltamos los principios fundamentales que tomamos como referencia con los diferentes grupos de intereses al momento de relacionarnos, poniendo en práctica los valores y acciones éticas adoptadas por la compañía.

Actuamos ajustándonos a los valores, filosofía corporativa, políticas, así mismo, establecemos procedimientos administrativos de control y seguimiento a nuestros contratistas y proveedores, para que, sin perjuicio de la autonomía administrativa que les es propia, adopten prácticas y normas de conducta acordes a nuestros principios.

DERECHOS HUMANOS UNIVERSALES

En Personal Soft S.A.S, estamos comprometidos con el respeto de los derechos humanos. Con ese fin, buscamos promover los siguientes estándares de conformidad con las leyes vigentes: Igualdad de oportunidades para los colaboradores de todos los niveles, respetando la diversidad cultural, la discapacidad o cualquier otra característica protegida por ley. Además de esto, salarios que les permitan satisfacer como mínimo las necesidades básicas, y oportunidades para los mismos, de desarrollar y potenciar sus habilidades y capacidades.

Respetamos la legítima libertad de asociación de los colaboradores; reconocemos todos los derechos legales y laborales, así como la corrección de cualquier situación que pueda atentar contra los Derechos Humanos, como lo son el trabajo infantil, forzoso o bajo condiciones que puedan perjudicar las condiciones de salud física y mental de las personas al interior de nuestra compañía. De igual manera, fomentamos que nuestros colaboradores sean responsables de buscar que predominen las formas de trabajo colaborativas, en las que se sumen las habilidades de las diferentes personas de la compañía.

NO DISCRIMINACIÓN

Protegemos la integridad de cada colaborador garantizando y vigilando que estén libres de cualquier tipo de discriminación, con el fin de hacer primar el principio de la igualdad de oportunidades.

Cada ser humano tiene derecho a recibir el mismo trato, teniendo en cuenta los diferentes rasgos y comportamientos que componen su personalidad, por este motivo, en los procesos de atracción y selección, contratación, promoción, ascensos y desarrollo organizacional, se respetarán las características de cada individuo.

No permitimos utilizar las instalaciones propias o donde estén asignados nuestros colaboradores (Sede cliente, lugares de Teletrabajo), para acceder a material de contenido discriminatorio, ni difundir por ningún canal de comunicación, información que induzca a adoptar conductas que puedan calificarse como arbitrarias.

De igual forma, tratamos con honestidad, de manera justa y con respeto a nuestros clientes y proveedores, siendo responsables con la no discriminación por características personales o creencias religiosas y políticas.

PROHIBICIÓN DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS, ALCOHOL, TABACO Y DROGAS

Tenemos el interés de promover la salud física y psicológica de nuestros colaboradores, clientes y proveedores, asegurando un ambiente de trabajo exento del consumo de alcohol, sustancias psicoactivas, tabaco y drogas. Con el ánimo de lograr y mantener en forma continua los más altos estándares de bienestar físico y social de los colaboradores, se prohíbe la posesión, distribución, comercialización y consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y drogas ilícitas, o el estar bajo la influencia de estas durante la jornada laboral.
Nuestro propósito incluye el bienestar de las personas, por ende, teniendo en cuenta que el consumo y abuso de dichas sustancias, pueden ocasionar serios riesgos a la seguridad de los colaboradores y de todo su entorno laboral, se prohíbe el uso, consumo y comercialización de los mismos para el bienestar de todos, excepcionalmente en eventos especiales internos en la compañía (autorizados de manera particular y no por vía general), en los que la Gerencia General solo autoriza el consumo moderado de alcohol.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Buscamos promover espacios y ambientes seguros para los colaboradores, contratistas, proveedores y visitantes, contribuyendo al bienestar y la salud, por medio de la detección temprana de incidentes y accidentes de trabajo. Proveemos todos los recursos técnicos, humanos y económicos necesarios para el desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los colaboradores deben comprometerse y adoptar un estilo de vida que permita minimizar los riesgos latentes de trabajo, riesgos laborales, lesiones y enfermedades que puedan afectar tanto su capacidad productiva como su estado de salud.

Actualmente, se encuentran establecidos los siguientes comités que nos ayudan a la prevención y atención de eventos que generan riesgo en los colaboradores:

Para Colombia:
• Comité de Emergencia.
• Brigada de emergencia.
• Comité paritario de Seguridad y Salud en el trabajo.
• Comité de Convivencia para Panamá.
• Comité de Higiene y Seguridad.

MEDIO AMBIENTE Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

Cada una de nuestras acciones impacta el ecosistema, por este motivo, promovemos la protección del medio ambiente y el uso adecuado de los recursos naturales, comprometiéndonos en buscar permanentemente los medios para disminuir impactos negativos a través de políticas ambientales que incluyan gestión de residuos sólidos, uso adecuado del recurso del agua, uso eficiente de energía, emisiones de CO2 y todo elemento que potencialmente le pueda afectar.

De la misma manera, los colaboradores deben ajustar su conducta a las políticas definidas por la compañía:

• No dejes encendido artefactos y equipos eléctricos que no uses.
• Opta por las bolsas de papel y las bolsas de telas, en lugar que las de plástico.
• Aprovecha al máximo la luz del sol así puedes evitar las luces eléctricas.

• El aire acondicionado es controlado internamente y se mantiene programado en 23º C.
• No derroches agua, haz un buen uso de ella, recuerda que nuestros baños y lavamanos ayudan al control del agua.
• No imprimas los correos electrónicos que no sean necesarios.
• Utiliza pilas y artículos que se recarguen con energía solar.
• Evita los viajes en vehículo, el caminar o andar en bicicleta además de cuidar el medio ambiente te ayudara a estar más saludable.
• No uses productos desechables, son mucho más contaminantes.
• Utiliza las canecas de reciclaje correctamente.

Contribuyes al cuidado y protección del medio ambiente cuando:
• Cumples las leyes, regulaciones y compromisos ambientales aplicables a las tareas que realizas y haces un uso eficiente de los recursos que necesitas.
• Promueves en lo que está a tú alcance, la aplicación y cumplimiento de los estándares nacionales e internacionales de protección del medio ambiente.
• Fomentas la conciencia de respeto al medio ambiente, la educación, la sensibilización ambiental al interior del núcleo personal, familiar, social y laboral en el que interactúas.

Es obligación de todos los colaboradores demostrar comportamientos medio ambientalmente correcto, así como cumplir y seguir las normas, políticas y procedimientos de preservación del medio ambiente establecido por la compañía, así como reportar cualquier riesgo ambiental potencial. Todos los líderes son responsables de definir roles y responsabilidades claros para proteger el medio ambiente, proveer recursos apropiados, medir, revisar y continuamente mejorar el desempeño ambiental de la compañía.

CAPITULO II: PROTECCIÓN DE LA COMPAÑÍA Y SEGURIDAD PARA CLIENTES, PROVEEDORES Y COLABORADORES

PROTECCIÓN DE LA INTEGRIDAD PERSONAL DE LOS COLABORADORES.

Privilegiamos las acciones encaminadas a prevenir y detectar actividades de acoso laboral o de acoso sexual, donde se pueda atentar contra la libertad individual de los colaboradores, por este motivo será compromiso de todos informar, cualquier tipo de discriminación, irrespeto, amenaza, angustia y/o intimidación que se presente.

Promovemos la prevención de conductas de acoso laboral, mediante el trabajo con condiciones dignas y justas, la armonía entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa, así mismo, protegemos la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo.

Lo anterior implica, que nadie puede ser lesionado o agredido físicamente, ni ser víctima de daños mentales o morales que le impidan conservar su estabilidad psicológica. Si algún colaborador ve afectada su integridad por parte de sus líderes, compañeros o cualquier persona de los grupos de interés, como proveedores y clientes, podrá escalar el tema al Comité de Convivencia Laboral.

PROTECCIÓN Y TRATO JUSTO A NUESTROS CLIENTES Y PROVEEDORES

Atendemos a clientes y proveedores con un trato equitativo y honesto, proporcionando los productos y servicios que les competen con la mayor calidad y oportunidad a su alcance, de igual forma, velamos por la confidencialidad de la información que cada uno provee a la organización. Competimos vigorosamente cumpliendo con todas las leyes y reglamentos, asegurando la participación igualitaria de los proveedores y una selección imparcial de los mismos, basados en criterios de sistemas de gestión, tiempo en el mercado, cotización, tiempos de entrega y referencias comerciales.

Por lo demás, solicitamos a los proveedores de Personal Soft S.A.S., cumplir todas las leyes y reglamentaciones vigentes de todos los países en los cuales operamos o adquirimos bienes o servicios, incluidas las leyes relacionadas con la conducta comercial, la calidad de los productos, las normas medioambientales, la salud y seguridad ocupacional, la mano de obra y el empleo.

COMPETENCIA JUSTA

Todos aquellos quienes tengan contacto con personas pertenecientes a empresas reconocidas como competidores, deben mostrar una actitud profesional, apegada a la filosofía y los valores de la compañía que representamos, basados en un trato respetuoso con valores morales, evitando circunstancias no éticas que vulneren la integridad y dignidad humana o el uso de símbolos culturalmente ofensivos que hagan alusión a un género, raza, nacionalidad, religión, clase social o preferencia política.

De esta manera, las actuaciones de la compañía estarán regidas por la lealtad comercial, por lo que solo puede competir con excelencia en el servicio y con creatividad en los servicios prestados, así mismo, las actuaciones de los colaboradores estarán respaldadas por la transparencia y los valores corporativos.

SEGURIDAD CORPORATIVA

Adecuado uso y cuidado de los activos y bienes

Somos responsables de proteger y dar un buen uso a los activos fijos, que se proporcionan una vez llega un colaborador a la empresa, no solo aquellos asignados para el desarrollo de las labores individuales o de grupo, sino también los que ponen a disposición de todos los colaboradores en general, tales como mobiliario e instalaciones.

Considerando la importancia de los activos fijos para la operación de nuestro negocio, sancionaremos las conductas de los colaboradores que, por acción u omisión, propicien la pérdida o disposición no autorizada, o la apropiación indebida por parte de terceros, de activos y bienes de la compañía, y denunciaremos ante las autoridades competentes toda conducta dolosa o fraudulenta, de la que tengamos conocimiento y que pueda ser tipificada como delito, esto, teniendo en cuenta la Política de Activos Fijos y los lineamientos allí expuestos.

PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Estamos comprometidos con el cuidado de los Activos Intangibles de la Compañía, los cuales contienen la propiedad intelectual de los derechos de patentes, nombres y marcas comerciales de bienes o servicios, nombres de dominios, derechos de reproducción o copia, incluidos los derechos de reproducción de software, derechos de diseños, derechos sobre bases de datos, derechos sobre conocimientos técnicos especializados, secretos comerciales e información propia o de terceros en poder de la compañía, sea o no de carácter confidencial.

CAPITULO III: COMITÉ DE CONVIVENCIA Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO

SISTEMA DE RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE QUEJAS

Contamos con un Comité de Convivencia, con el fin de promover un ambiente de trabajo en condiciones dignas y justas, hemos propiciado un grupo de apoyo para que puedan, abiertamente, denunciar asuntos acerca de violaciones al Código de Ética, conductas y situaciones que consideren antiéticas, y que vayan en contra de las normas o el incumplimiento de procedimientos, políticas y posibles actos de acoso laboral.

El Comité de Convivencia está conformado por dos representantes elegidos democráticamente por todos los colaboradores y dos representantes elegidos por parte del Chief Executive Officer, garantizando que cada integrante tenga su respectivo suplente para su debida gestión. Este comité, por medio de reuniones trimestrales, debe analizar la gestión de dichas denuncias y así mismo, tomar las medidas respectivas para garantizar el cierre de estas.

De esta forma, estaremos enterados de las mejores prácticas y tomaremos los correctivos necesarios, para darle trámite a las reclamaciones, inquietudes y situaciones que se presenten. Si cualquier colaborador presenta dudas, requiere asesoría o requiere revelar cualquier información puede hacerlo a través del correo electrónico sst@personalsoft.com

Las denuncias que se realicen a través del correo electrónico anteriormente mencionado, deben realizarse directamente por la persona que desea tramitar la queja, en todo caso, la información que brinde se mantendrá en confidencialidad. Por confidencialidad se entiende que el nombre del denunciante no será revelado y que los hechos denunciados solo serán dados a conocer a quienes sea estrictamente necesario para poder adelantar la investigación y responder a los hallazgos de la misma.

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO Y PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE.

Rechazamos todo incumplimiento del Código por parte de los colaboradores, clientes o proveedores. En caso de que el incumplimiento sea de cara a los colaboradores, se evaluará y sancionará acorde a la situación y conforme a los términos de los contratos suscritos. En caso de que un colaborador tengas dudas en el actuar, debe entender que siempre deberán guiarse por los valores corporativos establecidos en la filosofía corporativa y en el presente Código.

No habrá represarías en contra de las personas que, de buena fe, den a conocer irregularidades que lleven a procesos de investigación. Salvo las excepciones legales, ningún Gerente o colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, que en ejercicio de su función tenga conocimiento de las quejas o denuncias, podrá difundirlas total o parcialmente