Políticas generales

Los empleados de La Empresa se obligan a seguir los lineamientos internos y a adoptar comportamientos que revelen el estricto cumplimiento de la ley y en especial aquellas que hacen referencia a la prevención del riesgo LA/FT/FPADM.

• Todos los empleados de La Empresa deben tener un comportamiento recto, ético y diligente en el cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva según las establecidas la legislación vigente y las determinadas al interior de La Empresa.
• El SAGRILAFT es de obligatorio cumplimiento para los miembros de La Empresa.
• No se tendrá una relación comercial o laboral con personas naturales o jurídicas que tengan algún vínculo con operaciones o actividades ilícitas, de acuerdo con el reporte publicado por las entidades autorizadas, que pueda afectar a La Empresa.
• Los empleados de La Empresa, antepondrán la observancia de los principios éticos al logro de metas económicas y comerciales, generando una cultura de prevención del riesgo LA/FT/FPADM.
• Con el fin de evitar que La Empresa se vea expuesta al riesgo legal, reputacional, operativo y de contagio; se implementarán los controles para evitar, iniciar o mantener relaciones comerciales o contractuales con personas o empresas incluidas en listas internacionales vinculantes o no para Colombia (Lista SDN de la ONU y OFAC y, Interpol, FBI, DEA, entre otras).

Políticas específicas

De acuerdo con la normatividad vigente, en cuanto a la implementación de un SAGRILAFT, La Empresa tiene procedimientos escritos que apuntan a la realización de un buen conocimiento de clientes, proveedores, empleados y accionistas y se complementarán o se ajustarán de acuerdo con lo descrito en este Manual en materia de prevención del riesgo LA/FT/FPADM.

Los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de capturar la información que conforma el conocimiento de una contraparte son:

• Identificación.
• Diligenciamiento de formatos.
• Solicitud de documentos soporte.
• Verificación de la validez y vigencia de los documentos recibidos.
• Verificación de información consignada.
• Consulta de listas de control vinculantes, restrictivas, entidades nacionales y medios públicos.
• Actualización de datos y documentos.

Política de conocimiento de clientes

• La Empresa no vinculará, ni negociará con personas naturales o jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o licitud de los recursos.
• No se podrán iniciar relaciones contractuales y/o comerciales con clientes persona natural o jurídica que no hayan cumplido en su totalidad con los requisitos exigidos por La Empresa.
• No se podrán vincular clientes o mantener relación comercial, sean personas naturales o jurídicas, cuando se encuentren en las bases de datos listas vinculantes.
• Se solicitará declaración de origen de los recursos a todos los clientes nuevos persona natural o jurídica que tenga relación con La Empresa, en todo caso, se realizarán actividades de debida diligencia intensificada en los casos en que la ley lo consagra y según lo establecido en el numeral 8.
• Todos los documentos de vinculación requeridos para creación y verificación del cliente serán conservados en forma digital.
• Cuando se trate de clientes Personas Expuestas Políticamente (PEP) requerirá medidas de debida diligencia intensificada, por lo tanto, se realizará el procedimiento consagrado más adelante en este Manual. En todos los casos se deberá solicitar autorización a la Asamblea de Accionistas para vincular a una contraparte calificada como PEP.
• Cuando La Empresa tenga relación comercial con clientes ubicados en una jurisdicción territorial con restricciones o que se encuentren ubicados en zonas con influencia de grupos al margen de la ley se deberá instar a una debida diligencia intensificada dando cumplimiento no solo al procedimiento previsto para conocimiento del cliente, si no, deberá ser objeto de seguimiento constantes a cada una de sus operaciones con La Empresa.

Política de conocimiento y vinculación de proveedores

• No se podrán iniciar relaciones contractuales y/o comerciales con proveedores persona Natural o Jurídica que no hayan cumplido en su totalidad con los requisitos exigidos por La Empresa.
• No se podrán vincular proveedores o mantener relación contractual, sean personas naturales o jurídicas, que se encuentren en listas vinculantes.
• Se reportarán a la UIAF todas las personas naturales o jurídicas, que se encuentren en listas vinculantes para Colombia.
• Los criterios de selección de proveedores nuevos se basarán en criterios de evaluación relacionados con el precio, oportunidad en la cotización, información sobre el producto y la empresa, calidad del servicio. Se tendrán en cuenta aspectos como experiencia en el mercado, reputación, ubicación y situación económica.
• En cumplimiento de la debida diligencia toda vinculación de proveedores se someterá al proceso de verificación, que comprenderá también la verificación de origen de sus recursos. Sin excepción, se realizará revisión del formulario de vinculación de proveedores, análisis y revisión de cada uno de los documentos anexos.
• Las operaciones deberán quedar soportadas en contratos comerciales, órdenes de compra, facturas y/o cotizaciones.
• La verificación en listas restrictivas y vinculantes de personas jurídicas o naturales, se realizará a todos los Proveedores nuevos, a través de la herramienta tecnológica contratada por La Empresa. Se reportarán a la UIAF todas las personas naturales o jurídicas, que se encuentren en listas vinculantes.
• Cuando se trate de proveedores con calidad de PEP se requerirán medidas de debida diligencia intensificada y se realizará el procedimiento consagrado más adelante en este Manual. En todos los casos se deberá solicitar autorización a la Asamblea de Accionistas para vincular a una contraparte calificada como PEP.

Política de conocimiento de accionistas

En caso de admitirse nuevos accionistas se dará cumplimiento a lo siguiente:

• Deberán diligenciar el formulario de conocimiento dispuesto por La Empresa para tal fin. El formulario debe encontrarse completamente diligenciado; en el evento de que un campo no sea aplicable a la fuente de riesgo, esta deberá hacerlo constar de esta forma (N/A). De igual manera, deberá incluir la documentación definida en el formato.
• La vinculación de personas jurídicas debe incluir la especificación de sus socios o accionistas con una participación igual o superior al 5% del capital social, para efectos de ser verificados en listas restrictivas y vinculantes, se realizará también respecto a Representantes Legales, y Junta Directiva.
• No se podrán vincular sean personas naturales o jurídicas, que se encuentren en listas vinculantes y/o restrictivas y demás listas de riesgo en materia de LA/FT.
• La vinculación de una persona catalogada como PEP (Persona Expuesta Políticamente) requerirá la autorización por escrito de la Asamblea de Accionistas Junto con una debida diligencia intensificada.
• La vinculación de un nuevo accionista se realizará una vez se verifique el origen de sus recursos según el análisis a la información entregada junto con el formato de conocimiento.
• Para conocer origen de fondos, se solicitará Declaración de origen de­ los recursos a todos los accionistas que tenga relación con La Empresa, en todo caso, se realizarán actividades de debida diligencia intensificada en los casos en que se identifiquen transacciones que se encuentran fuera del giro ordinario de sus negocios, cuando el monto de negociación se denomine como cuantioso para La Empresa, cuando se trate de una operación inusual o se identifique una señal de alerta.

Reportes Internos

• Reporte de operaciones inusuales: Los empleados y personal vinculado a La Empresa, en cumplimiento de sus funciones, deben estar vigilantes para la detección y reporte todas aquellas señales de alerta, operaciones inusuales y reportes que se generen o se detecten con ocasión de los controles implementados conforme a este Manual.

  Todos los empleados de La Empresa están en el deber de comunicar al Oficial de Cumplimiento, las operaciones o los hechos que puedan calificarse como inusuales, así como los hechos o circunstancias que puedan dar lugar a actividades delictivas, tanto de clientes, proveedores como de los demás empleados de la empresa.

  1. Los empleados de La Empresa deben anteponer el cumplimiento de la normativa en materia de prevención y control de LA/FT sobre los intereses particulares de un área, dependencia o personales.
  2. Cuando el empleado y personal vinculado a La Empresa tenga fundamentos, evidencias o dudas razonables respecto a fuentes de riesgo que podrían estar utilizando a La Empresa para el lavado de activos y financiación del terrorismo, se deberá reportar al Oficial de Cumplimiento.

Reportes Externos

Reporte de operaciones sospechosas (ROS): El Oficial de Cumplimiento, a través del seguimiento o de la evidencia de los reportes realizados, en caso de detectarse una operación inusual al interior de La Empresa para dar apariencia de legalidad a recursos vinculados a LA/FT o para financiar prácticas asociadas a este fenómeno, determinará la acción conducente posterior a la realización del análisis de estas y la comunicará al área reportante y efectuará en caso de ser pertinente, el reporte inmediato ante la UIAF. No es necesario que el Oficial de Cumplimiento tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, identificar el tipo penal o investigar las operaciones sospechosas, basta con reportar ante la entidad competente estas entregando los soportes respectivos en caso de existir.

Los ROS deberán ser entregados única y exclusivamente en los registros diseñados para tal fin por la UIAF a través de la herramienta WEB (Sistema de reporte en línea- SIREL). El Oficial de Cumplimiento tiene total autonomía y reserva para no comunicar a La Empresa el contenido de estos reportes.

En ninguna circunstancia, se comunicará a las fuentes de riesgo (Contrapartes o terceros) las causas que dieron origen al control implementado, que ha sido objeto de análisis interno y reporte ante la autoridad competente.

Reporte de ausencia de operaciones sospechosas (AROS): En caso de que no se reporten operaciones sospechosas, el Oficial de Cumplimiento informará este hecho ante la UIAF, como un reporte de ausencia de operaciones sospechosas, que se realizará trimestralmente, dentro de los diez (10) primeros días calendario al vencimiento del respectivo trimestre, según calendario establecido por la UIAF.

Los reportes internos y externos deberán estar debidamente documentados, los documentos que soportan estos deben ser archivados en forma cronológica, y se debe mantener la reserva frente a la información que se encuentra en custodia del Oficial de Cumplimiento.

Suministro de información a las auditorias competentes: En caso de generarse una operación sospechosa el Oficial de Cumplimiento efectuara el reporte a la autoridad competente, para el efecto, ante la UIAF. Si una autoridad solicita el suministro de información se le entregará siempre y cuando se cumpla con las disposiciones legales sobre la materia.

En caso de presentarse un conflicto de interés, por encontrarse vinculadas o involucradas en estas situaciones el cónyuge, compañero permanente, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad o primero civil del Oficial de Cumplimiento; se deberá informar al representante legal para que se encargue del procedimiento de acuerdo a las estipulaciones de este Manual.

El Oficial de Cumplimiento será el encargado de entregar la información requerida por las entidades solicitantes, previo el lleno de los requisitos legales.