Descubriendo Organizaciones Inteligentes | Preguntas y Respuestas

Descubriendo Organizaciones Inteligentes | Preguntas y Respuestas

El mes anterior llevamos a cabo el Conversatorio OnLine "DESCUBRIENDO ORGANIZACIONES INTELIGENTES", donde compartimos experiencias y aprendizajes acerca de la Automatización en organizaciones líderes en la región.

Imagen Temas Centrales Conversatorio: Organizaciones Inteligentes

El tiempo nunca es suficiente para intercambiar reflexiones, así que decidimos crear un espacio que denominamos ¿Preguntas? y Respuestas

¿Que tanto las organizaciones cambian en la estructura después de la automatización de procesos?

La automatización podría estar enfocada principalmente en la optimización es probable que no conlleve un cambio de estructura per se estos cambios, pero no olvidemos que también podría apalancar la transformación y evolución de los negocios y allí sí debe estar más alineado con un rediseño organizacional. Una de las formas de profundizar los programas de automatización es abordar el 100% de los procesos de una sola área, en ese caso, es probable que la estructura cambie, dependerá mucho del foco estratégico con el que se pretenda masificar en la organización.

 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


¿Cómo puedo empezar a abordar la construcción de un centro de excelencia?

El primer paso puede ser buscar ganancias tempranas. Buscar procesos que nos ayuden a probar rápidamente la funcionalidad y los beneficios de un centro de excelencia; conseguir un patrocinador e ir pasando de tener asistentes digitalizados a tener un modelo operacional estructurado.


► https://www.uipath.com/blog/best-practices-automation-first-enterprises
 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


¿A través de la automatización algunas personas y labores pueden ser suprimidas, como manejamos esto para que las personas sigan en la empresas y no se desplacen talentos?

En nuestro propósito declaramos la búsqueda de que cada empleado viva en su día a día una experiencia laboral más humana, disminuyendo aquellas labores mecánicas y repetitivas podremos ser más autónomos, más eficientes y encontrando así un mayor sentido de quienes somos y de lo que hacemos, logrando la atracción y fidelización de talentos para la organización que es tan necesaria para la sostenibilidad.


► https://www.ted.com/talks/david_autor_will_automation_take_away_all_our_jobs
 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


Es correcto que la tecnología funciona. Siempre y cuando los procesos empresariales estén alineados con las TIC. ¿cómo alinear ambos?

Las áreas de transformación digital (no solo los programas de automatización) deben responder a la velocidad que hoy vivimos y deben ser capaces de trabajar en la optimización, transformación y evolución de manera simultánea.


► https://twitter.com/alejandrohenao/status/1333829444428062720
 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


¿Cómo desrobotizar a las personas dentro de una organización tradicional que aún no comprende estos cambios de paradigma?

Preferimos hablar de humanizar el trabajo, es decir, generar una experiencia más humana para el día a día del trabajo, lo que permitirá:

  • Más eficiencia: entrego más resultados con menos esfuerzo
  • Más eficacia: cumplo con mis compromisos y metas
  • Más efectividad: satisfago necesidades de clientes internos y externos
  • Más aprendizaje: tengo más oportunidades de resolver problemas
  • Más relevante: tomo más decisiones y actúo cuando es pertinente
  • Más salud mental: puedo organizar mejor mi trabajo y mi descanso
  • Más inteligencia: entiendo, ejecuto y adapto el proceso
  • Más sentido: me es más fácil vivenciar el propósito organizacional
► https://www.youtube.com/watch?v=CcJm8vUp9ic
 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


¿Es conveniente y/o estratégico que se les permita a todos los colaboradores que ejecuten automatizaciones a pequeñas escala?

Es muy conveniente y estratégico democratizar la tecnología dentro de las organizaciones, siempre y cuando esta responda a un nivel de madurez alcanzado dentro de las organizaciones a través de uso controlado de esta.


El habilitar el acceso “ciudadano a la tecnología” después de recorrer un camino de aprendizaje, estandarización y fomento de un gobierno corporativo que regule el uso descentralizado de la tecnología habilita a las organizaciones a abrir los datos, el auto abastecimiento de servicios tecnológicos y acelerar la innovación dentro de la organización.

 

Jhon F. Jiménez

Director de Arquitectura | Personalsoft


¿Existen numerosas herramientas para automatizar, cómo escoger la ideal o se deben tener varias?

Algunos criterios para la selección de la herramienta “ideal” de RPA serían:

  • Compatibilidad con el ecosistema tecnológico de la compañía
  • Simplicidad en el uso de los asistentes digitales cuando estos entren en operación conjunta con los colaboradores de la compañía
  • Capacidades de monitoreo y análisis en el rendimiento de los asistentes digitales
  • Capacidades para incorporar IA.
  • Modelos de UpScale que se acoplen a las necesidades del negocio
  • Disponibilidad de personal técnico, proveedores de servicio capacitado en el mercado

En cuanto a tener varias plataformas para automatizar, el razonamiento base podría pasar por el siguiente análisis:

  • Orquestar la ejecución de procesos, sistemas de información y personas: BPMS
  • Orquestar la ejecución de tareas que hacen las personas sobre los sistemas de información: RPA
  • Orquestar el conocimiento de las personas en los procesos, a través de las tareas en los sistemas información: Combinación de BPMS, RPA e IA
 

Jhon F. Jiménez

Director de Arquitectura | Personalsoft


¿Cómo manejan la robótica para automatizar los procesos de SQR y PQR cuando los casos y las respuestas pueden ser tan diferentes, y más aún para el manejo de entes gubernamentales de control?

La robótica de procesos en estos contextos de procesos de negocio tiene un alto potencial.


Es importante que el primer paso en el diseño de la solución sea la evaluación de cuales actividades pueden ser automatizadas por RPA e incorporar en el diseño de la solución al humano (Human in the Loop), que es quién da los criterios para los casos y las respuestas que no obedecen a criterios de evaluación de reglas estáticas/determinísticas. Un criterio a tener en cuenta en este punto, es que a mayor casuística en el proceso que tenga que resolver el humano, podría atentar con la productividad del bot, en cuyo caso deberíamos cuestionarnos desde la perspectiva de la viabilidad financiera si es factible la implementación de esta automatización.


Pensar en automatizaciones de procesos “end to end” totalmente ejecutadas por un bot, podría no ser siempre a mejor opción.


Un pensamiento dirigido por la “desrobotización” de tareas segmentadas del proceso, lleva a encontrar esas tareas repetitivas, de alta frecuencia, alta transaccionalidad que son las que generan el beneficio esperado en una primera escala por buscar la eficiencia esperada en el proceso.


Una vez resuelto este primer paso, se puede pensar en incorporar mayor autonomía al bot, a través del uso de tecnologías basadas en IA; Visión por computadora, Procesamiento Natural de Lenguaje que otorgue al bot estas capacidades superiores en su operación.

 

Jhon F. Jiménez

Director de Arquitectura | Personalsoft


¿Es la nube un factor de éxito para escalar?

En estos tiempos de hiper conectividad, la nube es una opción que evaluar, sobre todo cuando se piensa en escalar cualquier iniciativa de transformación organizacional.


En el caso de la implementación de asistentes digitales(o de proceso), se puede planificar como un camino para adoptar gradualmente capacidades tecnológicas a medida que la organización incorpora mayor número de automatizaciones.

 

Jhon F. Jiménez

Director de Arquitectura | Personalsoft


¿Cómo han manejado dentro de sus organizaciones el reto de la gestión y transferencia de conocimiento, teniendo en cuenta que es el activo más importante?

En la Vicepresidencia de Servicios para los Clientes hacemos parte de varias escuelas en la organización como la escuela de analistas, de auxiliares y la escuela de riesgos donde potencializamos el perfil aspiracional del equipo. También tenemos programas como Auxiliares Destacados, que fortalece habilidades de finanzas, diseño de servicios, analítica, robótica, comunicación, fortalecimiento al desarrollo para gestionar su carrera, entre otros.


Y desde la estrategia de democratización de la automatización ofertamos capacitaciones con nuestros expertos en configuración acompañan este proceso de aprendizaje y de poner en práctica o aprendido; donde empoderamos a nuestros colaboradores en la construcción de sus propios asistentes, brindándoles el conocimiento y las mejores prácticas para generar valor y la adopción de la automatización.

 

Jorge Otálvaro

Vicepresidente de Servicios para los Clientes | Bancolombia


¿Quisiera saber cómo ha sido el grado de tolerancia al fracaso en sus organizaciones y qué aliados recomiendan para implementar estas metodologías, en especial para organizaciones de menor tamaño?

Necesariamente hay que atreverse, equivocarse rápido para aprender, aprovechar este gran momento donde las tecnologías y conocimientos están maduras, los proveedores de plataformas de automatización recientemente alcanzaron madurez en la nube y en el mercado hay profesionales preparados para resolver los principales desafíos de la automatización. PersonalSoft ha sido uno de los aliados que ha vivido este proceso con nosotros, vale la pena escuchar su propuesta de valor.

 

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital | Sura


Este ha sido un camino lleno de aprendizajes y debemos partir de gestionar adecuadamente la comunicación y preparar el ambiente de implementación de la automatización, ir paso a paso. Ver la implementación, no solo como una herramienta, es darle la importancia a lo que esto significa en la transformación de los roles de las personas y aprender haciendo, prototipando, analizando y convertir los errores en aprendizajes que maduren los modelos de trabajo. Desde la metodología recomendamos tener un modelo operativo estándar para democratizar responsablemente.

 

Jorge Otálvaro

Vicepresidente de Servicios para los Clientes | Bancolombia


Fotografia Alejandro Henao - SURA

Alejandro Henao

Gerente de Transformación Digital

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Fotografia Jorge Otálvaro - Bancolombia

Jorge Otálvaro

Vicepresidente de Servicios para los Clientes

Logotipo Bancolombia
Fotografia Jhon F.Jiménez - Bancolombia

Jhon F.Jiménez

Director de Arquitectura

Logotipo Personalsoft

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