La tecnología por sí sola no es garantía de éxito

La tecnología por sí sola no es garantía de éxito

Implementar mejoras en las organizaciones no es sencillo, inclusive los grandes avances tecnológicos han requerido no solo desarrollo sino también un cambio en la cultura de la organización y en sus procesos.

Como es el caso de la adopción de los motores eléctricos, que con su invención trajo consigo un cambio en la manera como las industrias producían y agregaban valor a la sociedad.

En el 2017 la BBC publicó el artículo “Por qué el extraordinario invento de la electricidad fue tan decepcionante hace un siglo” con el cual pretendo resaltar la importancia de tener una visión holística a la hora incluir nuevas tecnologías.

Hace cien años cuando la electricidad se introdujo en las empresas resultó ser una decepción porque en un principio no percibieron aumentos en la productividad, muchos creyeron que al incorporar motores eléctricos se obtendrían mayores ganancias.

A finales de 1870 se inventó la bombilla de luz, pero no fue hasta 1881 que Thomas Edison construyó centrales de generación eléctrica en Manhattan (EE.UU.) y Londres (Reino Unido) que se comercializó la electricidad como una mercancía.

Dos años después algunas empresas comenzaron a utilizar motores eléctricos para movilizar sus máquinas, sin embargo, para 1900 solo el 5% de la energía mecánica de las fábricas de Estados Unidos provenía de esta fuente, las empresas continuaban utilizando energía de vapor, aunque esto implicaba una infraestructura increíble.

Las fábricas tenían un enorme motor a vapor normalmente en el centro, de donde se conectaba todo al eje de transmisión central que corría a lo largo de la fábrica, si una sola máquina requería potencia se debía alimentar el fuego con carbón, lo que implicaba que todo el sistema estuviera en movimiento constante aumentando los riesgos de atrapamiento de un empleado. De acuerdo a la necesidad el eje se conectaba con máquinas en un segundo piso o entre edificios. Para que el sistema funcionara adecuadamente debía estar lubricado con aceite de ballena y asegurado con un sistema antiincendios.

Cuando los empresarios le apostaron a reemplazar los motores a vapor por los eléctricos con altas expectativas de modernización se decepcionaron con los beneficios, el problema fue que no se hizo el cambio en los procesos que se requería para adoptar adecuadamente la nueva tecnología. Básicamente solo sustituyeron una máquina por otra, pero no cambiaron la forma de desarrollar las actividades, la distribución de la planta, ni la cultura organizacional. Lo que ocasionó que muchos regresaran al motor de vapor

Lo anterior demuestra que los cambios en la tecnología por sí solos no traen consigo la clave para el éxito, se requiere pensar diferente para lograr el potencial deseado. En ese momento las empresas se limitaron a cambiar su fuente de energía, pero todo lo demás continuó igual, no fue hasta que exploraron nuevas formas de utilizar los pequeños motores eléctricos de forma diferente que comenzaron a obtener beneficios.

Cuando se empezó a pensar no solo en la máquina, sino en los procesos, se logró optimizar los resultados; se pasó de trabajar únicamente por células centralizadas dependiendo de la fuente de potencia que se requería, a líneas de producción. Ahora que no se necesitaba conectar todo al eje principal, fue posible redistribuir la planta pensando en eficiencias de desplazamiento, movimientos eficientes y mejor aprovechamiento del espacio.

También se optimizó el espacio, las empresas no requerían de una torre de vapor, permitiendo que fueran más flexibles, se comenzó a enfocar en la productividad y seguridad de los procesos.

Al principio ningún cambio es fácil es por eso que tomó tanto tiempo aprovechar la energía eléctrica, sin embargo, al ver el potencial positivo las personas pasan muchas veces de ser obstáculos por su resistencia o miedo, a promotores del mismo.

Con el tiempo la red eléctrica bajó su costo, las personas empezaron a ser agentes de cambio, propositivos ahora tenían más libertad, así que cambió la forma de contratación, capacitación y remuneración. Tomó 50 años adaptarse, pero el impacto fue tan positivo que el trabajo pasó de ser un tema de cuánto hago (cantidad) a qué tan bien lo hago (calidad), lo que trascendió en mejores salarios.

Como Analista de Procesos de PersonalSoft es mi misión diseñar procesos eficientes, pensando en desarrollar actividades con tendencia a cero de operación manual que cumplan con los objetivos de la organización. Para lograrlo es importante trabajar en equipo con los usuarios y aprender a identificar la mejor metodología que se puede aplicar de acuerdo a la cultura propia de la empresa, los canales de comunicación que se utilizan y el nivel de maduración en transformación digital. De no utilizar las herramientas y construir soluciones juntos pensando en el cliente, a nuestras mejoras le puede ocurrir lo mismo que a la energía eléctrica cuando se implementó la primera vez, ser percibidas como algo sin mayor valor agregado, rápidamente las personas vuelven a trabajar bajo los mismos esquemas anteriores y se queda en desuso el nuevo proceso

Existen muchas metodologías de mejoramiento continuo que se pueden utilizar para co-crear con los usuarios, algunas de las más utilizadas son:

  • Design thinking: Se fundamenta en entender y dar solución a las necesidades del usuario. Tiene 5 etapas (no son lineales): 1) Empatizar con el usuario para entender las necesidades. 2) Definir el problema 3) Prototipar: realizar muestras de las posibles soluciones 4) Testear: se prueban las propuestas e identifica la que genere mayor valor
  • Customer Journey: Consiste en identificar todo el paso a paso que realiza un cliente para obtener el resultado deseado (producto o servicio). Se mapean los puntos de contacto, el medio, la percepción y sentimiento del cliente en cada etapa del proceso. Se utiliza para identificar puntos de dolor y trabajar en mejoras que realmente el cliente perciba
  • DMAIC: Significa por sus siglas en ingles D- Definir, M- Medir, A-Analizar, I-Mejorar y C-Controlar.
  • Definir: Se delimita el alcance de la mejora a trabajar. Medir: Recolección de datos cuantitativos que ayudarán a establecer las líneas bases del proyecto
  • Analizar: Identificar la causa raíz del problema. Mejorar: Identificar y probar las posibles soluciones. Controlar: Se monitorea la solución implementada con el fin de validar su eficacia.
  • Lean Six Sigma: Busca reducir la variabilidad de los procesos y disminuir desperdicios utilizando herramientas estadísticas, se utiliza DMAIC.
  • Marco Lógico: Se utiliza para facilitar la conceptualización, diseño y ejecución de proyectos. Sus artefactos (como la matriz de Vester) facilitan la estructuración en la planificación porque permite fácilmente identificar la causa raíz del problema a trabajar, al mismo tiempo permite identificar las soluciones más acertadas
  • PMI: El PMBOK es una guía para desarrollar todas las áreas de conocimiento importantes en un proyecto y así planificar, implementar, cerrar y monitorearlos adecuadamente.
  • Marcos de trabajo ágiles, como Scrum: es un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible. En Scrum se realizan entregas parciales que generan valor y se incrementan a lo largo del proyecto. Provee artefactos y ceremonias muy prácticas y útiles para la gestión del equipo, que permiten identificar oportunidades de mejora y aplicarlas rápidamente.

Por otra parte, también es importante incorporar a los diseños, propuestas con soluciones tecnológicas que faciliten las actividades manuales, para esto hay muchas opciones disponibles como RPA, ETL, Servicios, etc.

Todos podemos ser agentes del cambio y aportar desde lo que sabemos para fortalecer a las empresas y crecer junto con ellas.

Fuente: https://www.bbc.com/mundo/noticias-40644245

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Diana Isabel Serna Fernández

Analista de Procesos


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